どうも、まさ（@masayan_liberty）です。
皆さんは、タスクの抜け漏れに不安になった覚えはありませんでしょうか。
日々の生活を過ごしていると口頭やメールなどでタスクを依頼されることがありますよね。
周りをみていると、タスクを管理する事が目的になっている人が多い様にみえます。
本来、タスク管理とは、仕事や日々の生活を楽にするためにやるものです。
タスク管理をしても、タスク自体が無くなる事はないですよね。
タスク管理の目的は、タスクをこなす不安が最小化されて、日々のパフォーマンスを安定させる事です。
そこで、今回の投稿では、タスク管理の不安を最小化するための方法を書いていきたいと思います。
ぜひ、最後まで読んでいただいて、参考になれば幸いです。
目次
タスク管理で意識したいこと
タスク管理をする時に意識したい事を5点お伝えしたいと思います。
タスク管理自体を目的にしない。
まず、1点目は、タスク管理自体を目的にしない事です。
タスク管理の目的は、生活の不安を最小限にして安心して送るために行うものです。
また、タスク管理をする事で完璧にタスクが行えるというものでもありません。
タスク管理は、やるべきタスクを把握している事が大切です。
タスクを中断させる事態を意識する。
タスクが中断される事態を意識してみてください。
例えば、顧客と商談しにいくのに、商談に必要なデバイスや資料を忘れる事態です。
この様な事態は、多忙を極めていると発生してしまう為、タスクを洗い出す際は以下の点を意識してみてください。
- タスクが中断される致命的な事態を何か？
- タスクで最低限達成すべき事は何か？
タスクが中断される事態や達成するための最低限のラインを意識しておくと安心感を得る事ができます。
タスクリストは、具体的な行動にする。
タスクは、具体的な行動を記載してみてください。
よくありがちなのは、抽象度が高いタスクリストです。
例えば、『◯◯対応』の様な何をすればいいのかを思い出す必要があるタスクです。
結局、何をすべきかをあらためて思い出す必要がある為、脳のリソースも無駄に消費してしまいます。
ぜひ、タスクリストを作成する時は、『◯◯へ◯◯の件でメールを送る。』の様な具体的な内容を記載する事をお勧めします。
短時間で対応可能なタスクはその場で対応する。
短時間で対応可能なタスクは、その場で対応することをお勧めします。
タスクリストは、作成するのにも時間はかかるものです。
作成する時間と対応する時間があまり変わらなければ、その場で対応をしてみてください。
私がよくやっているのは、5分以内に対応可能なタスクはその場で対応しています。
皆さんの状況に応じて、◯分以内で対応可能なタスクだったらその場で対応する事をルール化してみる事をお勧めします。
アナログツールも使ってみる。
タスクは、紙などのアナログツールも使ってみる事をお勧めします。
最近、タスク管理には、スマホのアプリなどのデジタルツールを使う人も増えてきています。
デジタルツールだと、決まったフォーマットで記載する必要がある事が多いですが、紙だと自由に書けるメリットはあります。
ぜひ、デジタルツールとアナログツールの使いやすい方をぜひ使ってみてください。
効率的にタスクを片付けるためのテクニック
効率的にタスクを片付ける為のテクニックをお伝えしたいと思います。
似た様なタスクはまとめて処理する。
似た様なタスクは、まとめて処理する事をお勧めします。
例えば、似た様なタスクとして、メールやLINEなどの返信やスケジュール調整などが挙げられます。
1つ1つのタスクは、短時間で終わりそうですが、複数の返信をしたりするとまとまった時間が必要になるものです。
スケジュール調整も、他のスケジュールと依存関係があったりするのでまとまて処理することをお勧めします。
関係者へタスクを処理する時間帯を周知しておく。
日頃から関係者へタスクを対応する時間帯を周知しておくことをお勧めします。
例えば、午前中は、集中して取り組みたいタスクがあるのでメールの返信は午後になる。
週末は、メールを確認しないので、月曜までに対応が必要なタスクは、金曜の午前中に連絡をしてもらう。など。
事前に、関係者へ周知しておくと突発的な業務が減り、円滑にタスクをこなすことができる様になります。
まとめ
今回は、タスク管理術について投稿してみました。
タスク管理は、日々の生活を過ごす中で必要なスキルになってきます。
また、タスク管理ができる様になる事で日々の生活を安心して過ごす事ができる様になってきます。
ぜひ、今回投稿した内容を意識して取り組んでいただいて日々のタスク管理に役立てて頂けると嬉しいです。
